○和束町文書事務取扱規程
平成4年1月8日
規程第1号
(趣旨)
第1条 和束町役場本庁(以下「本庁」という。)における文書事務の取扱いについては、別に定めるもののほか、この規程の定めるところによる。
(文書)
第2条 この規程で「文書」とは、本庁において収受し、発送し、又は保管するすべての文書をいう。
(文書事務取扱いの原則)
第3条 文書は、正確、迅速、ていねいに取扱い、事務の円滑適正を図り、かつ、事務能率の向上に役立つように処理しなければならない。
(職員以外の者の文書の閲覧)
第4条 文書は、法令及び職務の遂行上必要と認める場合を除き、関係者以外の者に閲覧又は謄写させてはならない。ただし、町長の許可を得たときは、この限りでない。
(文書の庁外持ち出し)
第5条 文書は、本庁外に持ち出してはならない。ただし、当該文書を保管する課長の許可を受けたときは、この限りでない。
(総務課における文書の収受及び交付)
第6条 本庁に到達した文書は、総務課において直ちに次の各号により処理しなければならない。
(1) 親展でない文書は開封して各課別に分類して、主務課長に交付する。
(2) 親展文書(書留を含む。)は、封をしたまま親展文書等収受処理簿(様式第1号)に記載し、直接あて名の者に交付する。
(3) 金券及び有価証券は、特別文書物品処理簿(様式第2号)により主務課長又は会計管理者に交付する。
(4) 訴願、審査請求等特に受理の日時が権利の得喪又は変更に関係ある文書は、その取扱者が収受日時を記入し、認印して封皮を添付すること。
(5) 願書及びその他の文書で封皮を保存する必要があると認めるものは、これを添付すること。
(6) 2以上の課に関係のある文書は、最も関係の深いと認める課に交付する。
(休日及び時間外に到着した文書の収受及び交付)
第7条 休日及び退庁時刻後に到着した文書の収受及び交付については、和束町当直規程(昭和40年規程第1号)の定めるところによる。
(収受すべきでない文書)
第8条 本庁に到着した文書で収受すべきでないものについては、総務課において返送その他必要な処置をとらなければならない。
(郵便料金の未納又は不足の処理)
第9条 郵便料金の未納又は不足の文書及び物品が到達したときは、発信者が官公庁であるとき又は公務に関し特に必要と認められるものに限り、その未納又は不足の料金を納付して収受することができる。
(主務課における文書の収受及び交付)
第10条 主務課長は、文書の交付を受けたときは、文書件名簿(様式第3号)に登載し、その文書の余白に収受年月日及び収受番号を記入しなければならない。
2 前項の文書中次に掲げるものは、文書件名簿の記載を省略することができる。
(1) 請求書、領収書、見積書及び送状
(2) 軽易な文書であつて、照復の必要がないと認めるもの
(処理の責任)
第11条 文書の処理は、交付を受け、又は収受した課の課長の責任とする。
2 各課長は、文書の交付を受け、又は収受したときは、直ちにこれを閲了し、自ら処理するもののほか主務係長に交付しなければならない。ただし、重要又は異例と認められるものは町長の閲了を受けなければならない。
3 主務係長は、文書の交付を受けたときは、処理計画を立てて、上司の承認を受け、自ら処理し、又は担当者に処理させなければならない。
4 交付を受けた文書中、その主管でないと認められるものは、課相互間で転送することなく、直ちに総務課長へ返付しなければならない。
(起案文書の作成)
第12条 起案は、回議書(様式第4号)を用い、簡明な件名をつけたのち必要に応じ文案の前に起案理由(伺い)を、文案の後ろに準拠法条、予算関係等又は参考書のあるものはその全文若しくは要旨を摘記し、又は添付しなければならない。
2 起案用紙には、インクその他の容易に消失しないもので記載しなければならない。ただし、定例的なもの、軽易なもの等については、複写し、又は印刷した起案用紙によることができる。
3 決裁区分は、和束町処務規程(昭和54年規程第3号)の定めるところによる。
(起案文書の訂正)
第13条 起案文書の記載事項を訂正したときは、訂正者は、原則としてその箇所に認印を押印しなければならない。
(起案文書の持ち回り等)
第14条 起案文書で事案が重要なもの、事案が秘密を要するもの又は事案について説明を要するものは、起案者又はその上席の職員が当該起案文書を自ら持ち回つて決裁を受けなければならない。
2 起案文書で至急に施行を要するものは、起案者又はその上席の職員が当該起案文書を自ら持ち回り、又は当該起案文書の上部欄外余白に「至急」と朱書しなければならない。
3 起案文書の事案を代理決裁又は代理決定した者は、その者の認印の上に「代決」と記載しなければならない。この場合において、後閲に付すべきものは、さらに「後閲」と記載しなければならない。
(決裁年月日の記載)
第15条 決裁文書には、決裁した者において決裁年月日を記載するものとする。
(文書の審査)
第16条 決裁文書の審査は、原則として主務課長が行なう。
2 決裁文書を審査したときは、当該決裁文書の所定欄に審査した者の認印を押印しなければならない。
(文書の浄書及び校合)
第17条 決裁文書の浄書及び校合は、原則として主務課において行なう。
2 決裁文書を浄書したときは、当該決裁文書の所定欄に浄書した者の認印を押印しなければならない。
3 浄書文書は、当該決裁文書と校合のうえ、当該決裁文書の所定欄に校合した者の認印を押印しなければならない。
(文書の記号及び番号)
第18条 文書には、課ごとに文書番号及び文書記号をつけなければならない。ただし、次の各号に掲げる文書については、この限りでない。
(1) 証明に関する文書
(2) 軽易な文書
(3) 部内者に対する文書
(4) 祝辞、弔辞、その他それらに類する文書
(5) 文書記号及び文書番号をつけることを要しないように様式が定められている文書
(6) 前各号に掲げるもののほか、文書記号及び文書番号をつける必要がないと主務課長が認めた文書
2 文書記号は、課を表示する記号を付するものとする。
3 文書番号は、当該文書を収受し、又は施行する順序に従い、課単位で一連番号によりつけるものとする。ただし、同一事案に属する文書番号は、当該事案の処理が完結するまでは、その年内においては同一文書番号をつけるものとする。
4 文書番号は、毎年1月に起すものとする。
(主務課における文書の施行手続)
第19条 主務課長は、決裁済の文書で発送を要するものは、次の各号に掲げる区分に従い総務課に送付しなければならない。
(1) 郵便で施行するもの
あて先等を記載した封筒に入れ、封をすること。この場合において、親展にするもの、速達にするもの、書留にするものにあつては、当該封筒に、「親展」、「速達」、「書留」と記載すること。
(2) 小包で施行するもの
荷造りをし、当該包装紙にあて先等及び「小包」と記載すること。
2 前項の総務課への送付は、急施を要する場合を除くほか、土曜日にあつては午前11時、その他の日にあつては午後3時までに行わなければならない。
(総務課における文書の施行手続)
第20条 総務課は前項の規定により、文書の送付を受けたときは、その日分を取りまとめ、各封筒又は小包に料金後納の印を押し、料金後納郵便物差出票を添えて郵便局に差し出すものとする。この場合において書留にするものは、さらに書留郵便物受領証を添付するものとする。
(休日及び時間外における文書の発送)
第21条 休日及び退庁時刻後における文書の発送は行なわないものとする。ただし、特に緊急を要するものにあつては、和束町当直規程の定めるところによる。
(出先機関の文書取扱い)
第22条 出先機関における文書事務の取扱いについては、この規程に準じて行なわなければならない。
2 前項の規定にかかわらず出先機関の長は、あらかじめ町長の承認を得て文書事務の取扱いについて特別の定めをすることができる。
附則
この規程は、平成4年4月1日から施行する。
附則(平成18年規程第2号)
この規程は、平成18年4月1日から施行する。
附則(平成19年規程第3号)
この規程は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成21年規程第2号)
1 この規程は、平成21年4月1日から施行する。
附則(平成28年規程第2号)
この規程は、行政不服審査法(平成26年法律第68号)の施行の日(平成28年4月1日)から施行する。
