○和束町戸籍情報システムに係るデータ保護管理規程
平成26年4月1日
規程第2号
(目的)
第1条 この規程は、和束町戸籍情報システムの利用及びデータの保護に関し必要な事項を定めることにより、戸籍情報システムの適正な運用管理を確保することを目的とする。
(1) 戸籍事務 戸籍法(昭和22年法律第224号)第118条第1項に規定する戸籍事務(磁気ディスクに画像情報等を記録し、若しくは処理することを認容された除籍又は改製原戸籍に関する事務を含む。)をいう。
(2) 戸籍関連事務 住民基本台帳法(昭和42年法律第81号)に基づく戸籍の附票事務、人口動態調査令(昭和21年勅令第447号)に基づく人口動態調査事務、相続税法(昭和25年法律第73号)第58条の規定による通知に関する事務並びに大正6年内務省訓令第1号及び昭和2年内務省訓令第4号による名簿の整備に関する事務等をいう。
(3) 戸籍情報システム 戸籍事務及び別表1に掲げる戸籍関連事務(以下「戸籍事務等」という。)を処理するクラウドサービス上の仮想環境に設置した戸籍サーバ及び端末装置等から構成される戸籍事務専用コンピュータにより、戸籍事務等を処理するためのシステムをいう。
(4) データ 戸籍情報システムで取り扱う書面、帳票及び磁気ディスク等に記録されている情報をいう。
(5) 磁気ディスク等 磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープその他の情報を記録する媒体をいう。
(6) ドキュメント システム設計書、プログラム説明書、操作説明書その他戸籍情報システムに関する管理及び運用に関する書類をいう。
(7) 端末装置 クラウドサービス上の仮想環境に設置した戸籍サーバと専用通信回線によつて結ばれ、データの入力及び出力の機能を有する機器をいう。
(事務処理の基本方針)
第3条 戸籍情報システムによる事務処理に当たつては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護するよう努めなければならない。
(データ保護管理者の設置)
第4条 戸籍情報システムの適正な運用及びデータ保護について統括的管理を図るため、データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置く。
2 保護管理者は、戸籍事務担当課長をもつて充てる。
(保護管理者の職務)
第5条 保護管理者の職務は、次に掲げるとおりとする。
(1) データの管理状況及びこれらに関連する設備の状況について常に把握し、データが的確に管理されるよう努めること。
(2) 戸籍情報システムについて、火災、盗難その他の災害に備えて必要な保安措置を講じること。
(3) 戸籍情報システムに事故が発生したときは、速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し町長に報告すること。
(4) 保護管理者がその職務を行うことができない場合は、保護管理者があらかじめ指定する者がその職務を代理する。
(端末装置取扱責任者の設置)
第6条 保護管理者は、端末装置の適正な管理を図るため、端末装置取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置く。
2 取扱責任者は、戸籍事務担当係長をもつて充てる。
(データの保護)
第7条 保護管理者は、データの漏えい、滅失及び棄損等の防止のため、次の各号に定める措置を講じなければならない。
(1) 端末装置は、来庁者が内容を読み取ることができない位置及び角度に配置すること。
(2) データは、電算処理を行う他の業務と直接連動して処理しないこと。
(3) データは、戸籍事務等以外に使用しないこと。
(4) データは、不要となつた時点で、速やかに復元できない方法によつて処分すること。
(5) データは、法令等に定めがあるものを除き、外部に提供しないこと。
(データのバックアップ)
第8条 保護管理者は、取扱責任者をして戸籍情報システムに係る執務終了後に、データのバックアップ、副本データ連携の各結果を確認させるものとする。
(磁気ディスク等の管理)
第9条 保護管理者は、磁気ディスク等を次の各号に定めるところにより、適正に管理しなければならない。
(1) 磁気ディスク等は、施錠ができる耐火金庫内又は施錠ができ容易に持ち運ぶことができない用具に保管する等の方法により安全を確保するとともに、その使用に関して厳重な管理を行うこと。
(2) 磁気ディスク等の作成、授受及び廃棄の管理については、名称、作成日、受渡日、廃棄日、担当者名その他必要な事項を、別に定める磁気ディスク等管理台帳に記録すること。
(3) 磁気ディスク等を破棄するときは、記録内容を消去した上で、記録されていた情報を復元できない方法により処分すること。
(4) 保護管理者は個性情報システム事業者に対し、クラウドサービス上の仮想環境に設置した戸籍サーバの電子媒体の適切な廃棄の実施を担保するため、PCIDSS認証の継続に係る監査結果又は認証取得証明書の確認を請求するものとする。
(出力帳票の管理)
第10条 保護管理者及び取扱責任者は、戸籍情報システムから出力された帳票(以下「出力帳票」という。)を次の各号に定めるところにより適正に管理しなければならない。
(1) 個人情報を含む出力帳票は、施錠ができる耐火金庫内又は施錠ができ容易に持ち運ぶことができない用具に保管する等の方法により、これらの安全を確保すること。
(2) 帳票を出力し、又は廃棄した場合でその記録を要するときは、当該帳票の出力日、廃棄日、担当者名その他必要な事項を、別に定める出力帳票管理台帳に記録すること。
(3) 出力帳票を破棄するときは、記録されていた情報を復元できない方法により処分すること。
(ドキュメントの管理)
第11条 保護管理者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。
2 ドキュメントを廃棄するときは、記録されていた情報を復元することができない方法により処分すること。
3 ドキュメントの外部への持ち出し、複写又は廃棄を行うときには、保護管理者の許可を受け、外部に情報が漏えいしないよう適切な措置をとらなければならない。
(パスワードの管理)
第12条 保護管理者は、戸籍情報システムを取り扱うことができる職員(以下「取扱職員」という。)を指定し、当該取扱職員の業務処理範囲を定めなければならない。
2 保護管理者は、個別に入出力を制御するパスワードを設定し、取扱職員に付与しなければならない。
3 保護管理者は、パスワードの設定、更新、発行、保管等の運用方法を定め、これを厳重に管理しなければならない。
4 保護管理者は、パスワードを当該取扱職員以外の者に漏らし又は使用させてはならない。
5 取扱職員は、第1項の規定により定められた業務の処理範囲を逸脱した目的のためにパスワードを使用してはならない。
6 取扱職員は、自己のパスワードを他人に漏らし、又は使用させてはならない。
(ソフトウェアの保護)
第13条 保護管理者は、戸籍情報システムのソフトウェアを保護するため、プログラムを複写し、又は変更させないための措置を講じるものとする。
(取扱状況の把握)
第14条 保護管理者は、取扱責任者に次の事項を報告させ、常に戸籍情報システムの取扱状況を把握しておかなければならない。
(1) パスワードの使用状況
(2) 端末装置の管理状況
(3) データの取扱状況
(4) 端末装置を使用する戸籍事務室の管理状況
(5) その他戸籍情報システムの運用に関すること。
(端末装置の操作及び使用)
第15条 端末装置の操作は、次に掲げる者に限り行うことができる。
(1) 保護管理者
(2) 取扱責任者
(3) 取扱職員
(4) その他保護管理者が承認した者
2 端末装置の操作は、次に掲げる場合に限り行うことができる。
(1) 戸籍事務等に必要な場合
(2) 戸籍情報システムの点検、保守又は管理に必要な場合
3 戸籍に関するデータを、前項に掲げる場合以外に検索し、又は閲覧してはならない。
(戸籍サーバのアクセスの管理)
第16条 保護管理者は、戸籍サーバへのアクセスに際して業務処理範囲に限定した権限の範囲で許可された操作者へID、パスワードを設定し付与しなければならない。
2 保護管理者は、遠隔監視を行つている戸籍情報システム事業者にも制限を設け、正当権限者以外の者からの利用を防止しなければならない。また、サーバ利用に関する履歴は常時記録し、必要に応じて戸籍情報システム事業者に請求することで、保護管理者は利用状況を確認しなければならない。
3 保護管理者は、緊急時の体制として、遠隔監視を行つている戸籍情報システム事業者から即時にデータ保護管理者に連絡され、対応を協議する体制を設けなくてはならない。
(戸籍データのアクセス管理)
第17条 保護管理者は、戸籍データへのアクセスに際して業務処理範囲に限定した権限の範囲で、許可された操作者へID、パスワードを設定し付与しなければならない。
2 保護管理者は、遠隔監視を行つている戸籍情報システム事業者にも制限を設け、正当権限者以外の者からの利用を防止しなければならない。また、保護管理者は、戸籍情報システム事業者の戸籍データへのアクセスについては、緊急時の保守作業においてのみ許可し、IDとパスワードを付与しなければならない。
3 データアクセスに関する履歴は常時記録し、必要に応じて戸籍情報システム事業者に請求することで、保護管理者は利用状況を確認しなければならない。
4 保護管理者は、緊急時の体制として、遠隔監視を行つている戸籍情報システム事業者から即時にデータ保護管理者に連絡され対応を協議する体制を設けなくてはならない。
(戸籍情報システムのアクセス管理)
第18条 保護管理者は、戸籍情報システムの取扱職員(以下「取扱職員」という)及び当該取扱職員の業務処理範囲を定め、個別に入出力を制御するパスワードを設定し付与しなければならない。なお、戸籍情報システム事業者は戸籍情報システムを操作することは無く、戸籍情報システムのバージョンアップ後の動作確認は当町職員にて実施する。
2 戸籍情報システムのアクセス履歴は常時記録し、利用状況は保護管理者が必要に応じて確認しなければならない。
(機器及びソフト等の管理)
第19条 保護管理者は、戸籍データの適正な管理を図るため戸籍情報システムに係わる機器及びソフト等を管理しなければならない。
(研修及び訓練)
第20条 取扱責任者は、データの重要性、機密保持及び個人情報保護に関する意識の高揚並びに戸籍情報システムの安全対策の推進を図るため、研修及び訓練計画を策定し、保護管理者の了承を得た後、取扱職員に対して年1回以上の研修等を実施しなければならない。
2 取扱責任者は、新任の取扱職員に対し、当該取扱職員の配属後速やかに前項の研修等を実施しなければならない。
3 前項の規定にかかわらず、保護管理者が必要と認めるときは、取扱責任者が実施する研修等に代えて、保護管理者が研修及び訓練計画を策定し、研修等を実施することができるものとする。
(会議)
第21条 戸籍データ保護の適切な管理を推進するため、戸籍データ保護会議(以下「会議」という。)を置く。
2 会議は、保護管理者が必要に応じて招集し、保護管理者が会議の議長となる。
3 会議は、保護管理者、取扱責任者及び取扱職員をもつて組織する。
4 保護管理者は、必要と認めるときはデータ保護について知識を有する者又は前項に掲げる職員以外の職員の出席を求め、その意見又は説明を聴くことができる。
5 会議の庶務は、戸籍事務担当課において処理する。
(その他)
第22条 この規程に定めるもののほか、必要な事項は町長が別に定める。
附則
この規程は、戸籍法及び住民基本台帳法の一部を改正する法律(平成6年法律第67号)に基づいた戸籍事務のコンピュータ化について法務大臣の指定を受けた日から施行する。
附則(令和2年規程第1号)
この規程は、令和2年2月1日から施行する。
別表1
事務 | 主な事務詳細 | |
戸籍関連事務 | 附票事務 | ― |
人口動態事務 | ― | |
民刑事務 | ― | |
証明、通知等事務 | (1)埋火葬許可証の発行 (2)不在籍証明の発行 (3)身分証明書の発行 (4)要件具備証明書の発行 (5)住民票記載事項通知(住9―2) (6)相続税法第58条通知 |