○和束町文書の保管、保存等に関する規程
平成18年1月23日
規程第1号
(目的)
第1条 この規程は、別に定めるもののほか、文書の保管及び保存につき必要な事項を定めることを目的とする。
(1) 完結 起案文書にあつては決裁又は施行の終了を、供覧文書にあつては供覧の完結をいう。
(2) 完結年度 文書の完結した日の属する会計年度をいう。
(3) 翌会計年度 完結年度の次の会計年度をいう。
(4) 完結文書 完結した文書をいう。
(5) 未処理文書 収受した文書で供覧前のもの、供覧後の文書でその文書により起案するもの及び決裁後で施行前の文書をいう。
(6) 編綴文書 第5条の規定により編綴した文書をいう。
(7) 引継文書 第9条の規定により主務課長が引継ぎを受けた文書をいう。
(9) 保存 第9条の規定により主務課長が引継ぎを受けた後において文書を管理することをいう。
(保管及び保存の原則)
第3条 文書は、この規程に基づき整理し、迅速な検索ができるように保管し、又は保存しなければならない。
(完結年度別、保存年数別整理)
第4条 完結文書は、完結年度、保存年数並びに件名ごとに(年度ごとに区分することが適当でないものについては、暦年ごとに。)整理しなければならない。ただし、保存年数が永年である文書を整理する場合その他2以上の年度分(年度ごとに区分することが適当でないものについては、2以上の暦年分。)の文書をまとめて整理することが適当であるとして主務課長の承認を受けた場合については、この限りでない。
(未処理文書の保管)
第6条 未処理文書は、保管場所を特定し、その所在を明らかにして保管しなければならない。
(保存年数)
第7条 文書は、法令その他別に定めのあるものを除き、その重要度に応じて、保存年数を次の6種に分類して保管し、又は保存する。
(1) 永年
(2) 30年
(3) 10年
(4) 5年
(5) 3年
(6) 1年
3 保存年数は、翌会計年度から起算する。ただし、暦年で整理する文書は、その完結した日の属する年の翌年初めから起算する。
(編綴文書の保管)
第8条 編綴文書は、当該完結年度の終了後1年間保管しなければならない。
(編綴文書の引継ぎ)
第9条 保管期間を経過した編綴文書は、保存箱に保存年限毎に収納し、翌会計年度の次の年度において主務課長に引き継がなければならない。
第10条 前条の規定にかかわらず、執務上常時閲覧する必要のある編綴文書又は主務課長が特に必要と認める編綴文書は、必要な期間保管することができる。ただし、その保管の必要がなくなつたときは、直ちに主務課長に引き継がなければならない。
(引継文書の保存)
第11条 引継文書は、書庫等において最も良好な状態で保存するものとする。
(引継文書の閲覧又は借覧)
第12条 職員が執務上、引継文書の閲覧又は借覧を必要とするときは、文書借(閲)覧書(別記第1号様式)に記名押印の上、主務課長に提出しその許可を受けるものとする。
2 前項の規定による借覧の期間は、7日以内とする。
3 第1項の規定により借覧した引継文書は、借覧した職員が記名押印のうえ、主務課長に返納するものとする。
(文書の廃棄)
第13条 保存年数が経過した文書は、主務課長が職員に通知して廃棄するものとする。
2 前項の規定により廃棄する文書のうち機密に属するもの又は他に悪用される恐れのあるものは、焼却、切断等を行なわなければならない。
(学術研究資料としての保存)
第14条 前条の規定にかかわらず、保存年数が経過した文書又は保存年数が経過しない文書で保管又は保存の必要がなくなつたと認めたもののうち、学術研究資料として価値があると認められるもので、主務課長と町史編纂担当課長に引き渡すものとする。
2 前項の規定により引き渡した文書の取扱については、町史編纂担当課長が町長の承認を得て別に定めるところによる。
(件名目録等の備え付け)
第15条 主務課長は、主務課における文書の検索その他文書管理のための利用に資するため、公文書リスト(電子媒体リスト)を備え置くものとする。
(発行した出版物の送付)
第16条 主務課において出版物(国立国会図書館法(昭和23年法律第5号)第24条第1項各号に規定する出版物をいう。以下同じ。)を発行したときは、その都度総務課長に総務課長が指定する部数を送付するものとする。
2 総務課長は、前項の規定により送付を受けた出版物のうち1部を書庫等で保存し、町史編纂担当課長、議会事務局長等にそれぞれ1部、法令で送付が義務づけられている機関に当該法令で定める部数を送付するものとする。
(その他)
第17条 この規程で定めるもののほか、文書の保管、保存等に関して必要事項は、別に定める。
附則
この規程は、平成18年4月1日から施行する。
別表1
文書分類表
大分類 | 中分類 |
総務 | 総括 組織運営 文書 広報 統計 行政区域 企画 地域保全 |
人事 | 総括 任免 人事管理 労務 給与 福利厚生 研修 |
財務 | 総括 予算 決算 交付税 起債 出納 |
町税 | 総括 個人税 法人税 固定資産税 軽自動車税 諸税 国民健康保険税 特別土地保有税 収納 |
財産管理 | 総括 庁舎管理 その他施設管理 車両管理 財産 用品 |
住民 | 総括 戸籍管理 住民登録管理 印鑑登録管理 |
年金保険 | 総括 国民年金 国民健康保険 介護保険 老人保健医療 |
福祉 | 総括 老人福祉 母子・児童福祉 障害福祉 援護・救護 生活・地域改善 人権教育 |
保健衛生 | 総括 保健 衛生 |
環境 | 総括 廃棄物 環境衛生 公害 地域生活 |
建設 | 総括 都市開発 建築管理 道路橋梁 河川 農地 公営住宅 |
産業経済 | 総括 農業 林業 畜産 水産 商工業 観光 |
水道 | 総括 上水道 下水道 |
教育文化 | 総括 教育委員会 学校教育 社会教育 B＆G海洋センター 図書室 文化振興 |
議会 | 総括 議会運営 会議 委員会 議会外活動 |
各種行政委員会 | 総括 選挙管理委員会 監査委員会 農業委員会 固定資産評価審査委員会 消防委員会 町有財産管理委員会 |
注：小分類は別に定める。
別表2
文書保存年数の一般的基準
永年 | 町の沿革及び町史の資料となる特に重要な文書 町境界及び字の区域変更に関する文書 条例の制定改廃に関する文書 議会の会議録及び議決書 決算書 町施設の竣工図書及び消防関係許可書 特に重要な表彰、叙位叙勲及び褒賞に関する文書 法律関係が30年を超える許可、認可、免許及び契約等に関する文書 職員の履歴書 その他永年保存が必要な文書 |
30年 | 重要な町有財産の取得、処分及び官民境界に関する文書 重要な訴訟、不服申立等に関する文書 重要な表彰、叙位叙勲及び褒賞に関する文書 特に重要な寄付又は贈与の受納に関する文書 特に重要な原簿、台帳その他これに類する文書 法律関係が10年を超える許可、認可、免許及び契約等に関する文書 規則等の制定改廃に関する文書 |
10年 | 重要な諮問、答申等に関する文書 重要な告示、通達に関する文書 重要な原簿、台帳その他これに類する文書 会計簿冊及びその証拠書類 予算書 重要な補助金及び交付金に関する文書 重要な寄付又は贈与の受納に関する文書 表彰に関する文書 職員の任免に関する文書 重要な統計、調査に関する文書 法律関係が5年を超える許可、認可、免許及び契約等に関する文書 その他5年を超えて保存が必要な文書 |
5年 | 重要な陳情、請願、要望に関する文書 重要な報告書、届出書その他これらに類する文書 法律関係が3年を超える許可及び契約等に関する文書 補助金、交付金に関する文書 統計、調査に関する文書 調定徴収簿、予算差引簿、支出命令簿、支出負担行為等の財務に関する文書 臨時、嘱託職員の雇用及び給与に関する文書 その他3年を超えて保存が必要な文書 |
3年 | 陳情、請願、要望に関する文書 法律関係が3年を超える許可、認可及び契約等に関する文書 出勤簿、時間外勤務命令簿等職員の勤務実態を証するもの 文書の受納及び発送に関する文書 歳入歳出予算見積書及び予算執行計画書 課長級以上職にある者の事務引継書 重要な復命書 照会、回答に関する文書 町の通知その他の往復文書 その他編綴文書1年を超えて保存が必要な文書 |
1年 | 軽易な照会、回答に関する文書 軽易な町の通知その他の往復文書 復命書 課内会議に関する文書 当直日誌その他これに類するもの |
注：上記は、すべて原本に関する保存期間であり、控え分については活用期間により1年ないし3年とする。
